Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
DOI: https://doi.org/10.46296/rc.v6i12.0166  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal  
de Milagro, basada en enfoque BPM  
Process improvement in postgraduate admission at Universidad  
Estatal of Milagro, based on the BPM approach  
Quinto-López Jorge Jonathan  
Universidad Estatal de Milagro. Milagro, Ecuador.  
Correo: jquintol1@unemi.edu.ec  
ORCID ID: https://orcid.org/0000-0002-1102-9015  
Bermeo-Valencia Christian Alberto  
Universidad Estatal de Milagro. Milagro, Ecuador.  
Correo: cbermeov@unemi.edu.ec  
ORCID ID: https://orcid.org/0000-0002-6475-6611  
RESUMEN  
Las instituciones de educación superior siempre están interesadas en mejorar la eficiencia de  
sus procesos y buscar una experiencia agradable para sus futuros y actuales estudiantes, es así  
que uno los procesos relevantes es el de admisión a programas de posgrado; por considerase  
que es el primer paso que deben cumplir los profesionales antes de ser admitidos, y por  
consiguiente el primer contacto que tienen con la institución. Por tal motivo se formula la  
pregunta, ¿En términos de eficiencia en la gestión administrativa es conveniente la aplicación de  
la metodología BPM y el análisis semántico para la mejora del proceso de admisión a programas  
de posgrado?, partiendo de esta interrogante se planteó el objetivo de mejorar la gestión  
administrativa de este proceso mediante una adaptación de la metodología BPM (business  
process management) y un análisis semántico mediante entrevistas cualitativas a los actores  
claves del proceso, con el propósito de delimitar las debilidades y mejorar el proceso. Esta  
metodología permitió probar en la simulación, resultados óptimos, al obtener reducción de  
actividades innecesarias y del tiempo de espera, y el uso eficiente de los recursos, además de  
estar acorde a los estándares de calidad de la educación superior nacional e internacional, es  
decir ideal para su inmediata aplicación en la Institución estudiada.  
Palabras claves: BPM, Optimización, Plan de mejoras, Procesos.  
ABSTRACT  
Higher education institutions are always interested in improving the efficiency of their processes  
and seeking a pleasant experience for their future and current students, so one of the relevant  
processes is admission to graduate programs; because it is considered to be the first step that  
professionals must complete before being admitted, and therefore the first contact they have with  
the institution. For this reason, the question is asked: In terms of efficiency in administrative  
management, is it convenient to apply the BPM methodology and semantic analysis to improve  
the admission process to postgraduate programs? Starting from this question, the objective was  
raised. to improve the administrative management of this process through an adaptation of the  
BPM (business process management) methodology and a semantic analysis through qualitative  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 06 de abril de 2023.  
Fecha de aceptación: 29 de junio de 2023.  
Fecha de publicación: 10 de julio de 2023.  
4
61  
Quinto-López et al. (2023)  
interviews with the key actors of the process, with the purpose of delimiting the weaknesses and  
improving the process. This methodology allowed testing in the simulation, optimal results, by  
obtaining a reduction in unnecessary activities and waiting time, and the efficient use of resources,  
in addition to being in accordance with the quality standards of national and international higher  
education, that is, ideal for immediate application in the institution studied.  
Keywords: BPM, Optimization, Improvement Plan, Processes.  
1. INTRODUCCIÓN  
Las organizaciones en la actualidad se encuentran en constante proceso de  
innovación. Por tal motivo consideran a la mejora continua de sus procesos como  
uno de sus pilares esenciales, al permitirles elaborar y brindar valor agregado a  
su gestión a través de la evaluación histórica de los hechos relacionados con sus  
elementos orientadores y así permitirlas una ventaja competitiva sobre el  
conglomerado de organizaciones de su mima clasificación (Nava & Toscano,  
2
022).  
De ahí que, la mejora de los procesos también ha incidió en al ámbito de los  
servicios públicos, debido a que estos tienen que satisfacer las necesidades y  
expectativas de la sociedad a través del cumplimiento de principios, tales como  
la imparcialidad, eficiencia, eficacia, justicia; y, los niveles de excelencia  
internacional (Ege et al., 2021); para el cumplimiento de estos principios las  
instituciones implementan políticas de mejora continua a través de una correcta  
estructura de sus procesos (Zhu et al., 2019).  
De la misma manera el sistema educativo superior incluido el ecuatoriano  
considera la mejora de procesos como un elemento de suma importancia, tanto  
en el ámbito educativo público como el privado (Castilla & Rissing, 2019); debido  
que tienen que satisfacer las necesidades educativas de quienes acuden a  
obtener un título de tercer o cuarto nivel, o una formación continua.  
Además, Zárate (2016) considera a los estudios de posgrado con niveles óptimos  
de calidad en sus procesos como una estrategia que puede ser utilizada para  
obtener ventajas sobre las otras instituciones del sistema educativo. Sumado a  
todo esto el minimizar los índices de deserción o no ingreso en los programas de  
posgrado, debido a una mala orientación los procesos de admisión y formación  
por parte del personal administrativo (Henao & Londoño, 2018).  
4
62  
Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
De tal modo la Universidad Estatal de Milagro además de brindar educación de  
tercer nivel también ofrece servicios de programas de posgrado que cumplen  
principios de calidad, debido a esto se establecen procesos eficientes, mediante  
el análisis y las evaluaciones de forma permanente como parte de sus políticas  
internas de mejora.  
En virtud de lo antes mencionado se planteó la interrogante a investigar ¿En  
términos de eficiencia en la gestión administrativa es conveniente la aplicación  
de la metodología BPM y el análisis semántico para la mejora del proceso de  
admisión a programas de posgrado? Desde esta interrogante se propone la  
mejora del proceso de admisión de los programas de posgrado de la Universidad  
Estatal de Milagro (UNEM) mediante la implementación de una metodología con  
enfoque BPM y el análisis semántico desde el punto de vista (PoV por sus siglas  
en inglés) de sus actores con el fin de obtener una gestión administrativa  
eficiente y contribuir en la satisfacción de los postulantes.  
2
. METODOLOGÍA  
Este trabajo se basó en la investigación a nivel aplicativo debido a que se  
necesita generar conocimiento de forma inmediata mediante la aplicación de los  
problemas detectados en el proceso de admisión a programas de posgrado  
(Lozada, 2014).  
Con ayuda de una metodología adaptada del BPM con etapas de análisis del  
estado actual, diseño de la propuesta y, evaluar y medir los resultados mediante  
la simulación de la ejecución de las mejoras; además de la aplicación de  
entrevistas cualitativas, como lo indica Vega-Malagón et al. (2014) y Lopezosa  
(2020) la entrevista es una de las técnicas que permiten la recolección de datos  
de una forma más detallada porque esta se adapta al contexto y conocimiento  
de los entrevistados sobre el tema consultado. Cabe resaltar lo expresado por  
Robles (2011) al tratarse la entrevista de una herramienta cualitativa no se puede  
plantear una representación estadísticamente formal, pero supone que en un  
intervalo de siete entrevista se puede obtener el resultado esperado; mientras  
que quince entrevistas se puede alcanzar los objetivos de la investigación, al  
4
63  
Quinto-López et al. (2023)  
sobrepasar el máximo de este intervalo se puede caer en los preceptos de  
rendimientos decrecientes de David Ricardo (Galeano, 2020).  
Para el estado actual se realizó la revisión del proceso actual, documentación  
del proceso y el análisis semántico del discurso de las entrevistas realizadas  
desde el punto de vista de los estudiantes de programas de posgrado que  
pasaron por dicho proceso y personal a cargo de la operatividad. En la etapa de  
diseño de la propuesta de mejora se utilizó un modelador de procesos, para  
diagramar la propuesta de acuerdo a las deficiencias detectadas y el punto de  
vista de los actores. Al finalizar se evalúa y mide la propuesta mediante la  
simulación de la ejecución del proceso mejorado.  
Por lo tanto, en la Figura 1 se detalla de forma de esquema gráfica la  
metodológica de la mejora del proceso con enfoque BPM que se adaptó para  
analizar diseñar y medir la propuesta del modelo de proceso de admisión a  
programas de posgrado de la UNEMI.  
Figura 1. Esquema gráfico de una adaptación metodológico para la mejora de proceso con  
enfoque BPM  
Análisis de la situación actual  
Con base al esquema metodológico para la mejora del proceso de admisión a  
programas de posgrado, se realizó el análisis situacional actual del proceso  
macro y de cada uno de sus subprocesos para de esta forma identificar y eliminar  
duplicidad de actividades que se transforman en desperdicio de recursos  
(Granda-Campoverde & Bermeo-Valencia, 2022).  
Primero se realizó la revisión del proceso macro de admisión a programas de  
posgrado, el que está detallado en la Figura 2. Luego se realizó el análisis  
4
64  
Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
mediante una matriz de valor añadido, como se detalla en la Tabla 1, a través de  
la variación del tiempo correlacionado al tiempo total de ejecución del proceso  
por cada aspirante interesado en ingresar a los programas de posgrado basado  
en los siguientes factores: valor agregado por los usuarios, valor agregado por  
la institución, sin valor agregado por los actores del proceso, además de incluir  
información referente al tiempo de ejecución total, demoras como indicadores de  
eficiencia  
Figura 2. Esquema macro proceso de admisión a programas de posgrado actual  
Basado en los resultados efectuado en el análisis de valor adicional y estimación  
de tiempos de admisión a programas de posgrado se logró la identificación de  
actividades que pueden ser descritas como críticas o cuellos de botella por  
ejecutarse con elevados tiempos de espera como lo describe la matriz de  
análisis de desperdicio, impacto y actividades manuales, como es detallado en  
la tabla 2.  
Tabla 1. Matriz Análisis Valor adicional y estimación de tiempos de admisión a programas de  
Posgrado  
Responsable  
Subproceso  
Cuando lo hace  
Análisis  
Tiempo ejecución  
Cálculo  
VA  
VAN  
SVA  
Tiempo  
Tiempo  
Espera  
Tiempo  
Tiempo  
ciclo  
ejecución  
ciclo  
teórico  
60  
Comercialización  
Posgrado  
Captación de  
aspirantes.  
Cuando el  
X
60 Min.  
4 días.  
programa de  
5,820  
posgrado haya sido  
aprobado mediante  
resolución del  
CACES.  
4
65  
Quinto-López et al. (2023)  
Comercialización  
Posgrado  
Validación  
Una vez cumplida le  
meta de  
X
X
60 Min.  
60 Min.  
2 días.  
2 días.  
60  
60  
Cumplimiento  
de requisitos  
financieros.  
Validación  
2,940  
2,940  
comercialización  
planteada.  
Secretaría  
Técnica de  
Posgrado  
Cuando el aspirante  
haya cumplido con  
la verificación de  
requisitos  
Cumplimiento  
de requisitos  
académicos.  
financieros  
planteados.  
Secretaría  
Técnica de  
Posgrado  
Entrevista  
Cuando el aspirante  
haya cumplido con  
la verificación de  
requisitos  
X
30 Min.  
3 días.  
30  
vocacional.  
4,350  
académicos  
planteados.  
Secretaría  
Técnica de  
Posgrado  
Prueba  
teórica.  
Una vez cumplida  
con la entrevista  
vocacional según lo  
establecido en el  
cronograma de la  
Secretaría de  
X
60 Min.  
3 días.  
60  
4,380  
Posgrado.  
Comercialización  
Posgrado  
Suscripción  
instrumentos  
legales.  
Una vez aprobada  
la entrevista  
X
30 Min.  
15 Min.  
2 días.  
1 días.  
30  
15  
2,910  
1,455  
vocacional y la  
prueba teórica.  
Cuando haya  
Aspirante  
Matriculación  
aspirantes.  
X
procedido con la  
suscripción de  
instrumentos  
legales tales como  
contrato por  
servicios de  
posgrado y pagaré,  
este último siempre  
y cuando el  
aspirante haya  
aplicado a un  
financiamiento del  
programa.  
2
4,795  
315  
Min  
TOTAL  
Min.  
4
66  
Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
Tabla 2. Matriz de análisis de desperdicio, impacto y actividades manuales  
Análisis de desperdicio  
Impacto cliente  
Actividad  
es  
manuales  
Sub  
Proceso  
Trans-  
porte  
Inventar  
io  
Movimien  
to  
Tiempo  
espera  
Sobreproce  
so  
Intern  
Externo  
o
Defectos  
La  
captación  
requiere  
solventar  
consultas de  
forma  
pormenoriza  
da por parte  
del asesor  
comercial, lo  
que retrasa  
la atención y  
por ende el  
paso al  
Captación  
de  
aspirantes.  
-
-
-
-
siguiente  
subproceso.  
Validación  
Cumplimie  
nto de  
requisitos  
financieros  
.
La  
revisión  
para  
Revisar  
nuevamente  
la  
documentac  
ión cuando  
existan  
observacion  
es.  
No  
cumpli-  
miento de  
requisitos  
y
documen-  
tación es  
basado en  
un check  
list.  
genera  
resisten  
cia  
Se realiza  
revisión de  
documentos  
cumpli-  
miento de  
requisitos  
en varias  
instancias  
durante la  
ejecución  
del proceso.  
Validación  
Cumplimie  
nto de  
requisitos  
académico  
s.  
Las  
actividad  
es  
esperan  
a que  
sean  
ejecutad  
as  
No  
agreg  
a
valor  
al  
usuari  
o
No se  
presentan  
como un  
requisito  
indispensabl  
e en el  
proyecto de  
programas  
de posgrado  
aprobados  
por el CES  
actualmente  
.
Entrevista  
vocacional.  
Firma y  
aproba-  
ción de  
document  
os  
generado  
s por  
cada  
Envío y  
recepción  
de  
document  
os de  
Acumula  
-ción de  
trámites  
-
Prueba  
teórica.  
forma  
separada  
subproces  
o
Revisar  
nuevamente  
la  
documentac  
ión cuando  
existan  
Documen-  
tación  
enviada y  
recibida  
de forma  
física.  
Suscripció  
n
instrument  
os legales.  
Genera  
resisten  
cia  
media.  
observacion  
es.  
Matriculaci  
ón  
aspirantes.  
Genera  
resisten  
cia baja.  
-
-
Dando continuidad al análisis de la situación actual del proceso se aplicó  
entrevistas semiestructuradas de conocimiento general a los actores que  
intervienen en el proceso de admisión a programas de posgrado, para de esta  
manera analizar si la gestión administrativa del proceso objeto de estudio es la  
4
67  
Quinto-López et al. (2023)  
idónea según la experiencia y necesidades de los actores sin perder los  
estándares de calidad, más bien contribuyendo a estos.  
Una vez analizada la información se determinó tres categorías orientadoras que  
influyen en la ejecución del proceso; las primera es la eficiencia administrativa  
que busca alcanzar los niveles de calidad establecidos por los organismos de  
calidad de educación superior; la segunda la ineficiencia administrativa que se  
busca siempre en mantener al mínimo, para combatir estas debilidades se  
establecen políticas o ajustes al proceso que le permita un continuo  
mejoramiento a través de las propuestas de que tienen como finalidad solucionar  
los problemas; y, la tercera la falencias y debilidades que presenten los procesos  
y de esta manera no solo mitigar las debilidades, no solo del punto de vista de la  
gestión sino también en ámbitos económicos, como se observa en los nodos de  
codificación a las entrevistas aplicadas (figura 3).  
La eficiencia administrativa se encuentra relacionada estrechamente a la  
observación y fiel cumplimiento de los principios establecidos en la Carta Magna  
para brindar un servicio de entera satisfacción para el usuario (Wunder Hachem  
&
Gabardo, 2018), este principio se encuentra coadyuvado por buena gestión  
del personal administrativo que interviene en el proceso de admisión, oportuna  
toma de decisiones directivas, beneficios por las metas alcanzadas y sinergia.  
Mientras que la antítesis de lo antes mencionado y como lo indica Barrera (2021)  
la ineficiencia administrativa es el no aprovechamiento máximo de los recursos  
lo que generan ociosidad, duplicidad de actividades y tiempo de espera  
elevados, esto a causa de incumplimiento en los tiempos establecidos para el  
desarrollo de actividades, demora en la validación de los requisitos solicitados,  
requisitos innecesarios, problemas tecnológicos tanto en capacidad de  
plataforma y operatividad de módulos también relacionado a la información  
insuficiente.  
Para contrarrestar la ineficiencia administrativa se aplica metodología de mejora  
del proceso la cual consiste en generar instrumentos y mecanismos de constante  
evaluación, que le permita establecer mediante el análisis integral del  
funcionamiento del proceso, planes y políticas de desarrollo con miras a la  
mejora continua y esto a su vez se encuentra asociado a la eficiencia  
4
68  
Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
administrativa como lo menciona Mendoza-Cabrera (2022), coincidiendo a lo  
argumentado por Pérez (2016) donde sostuvo que para que las organizaciones  
logren el éxito a través de la mejora continua se deben adoptar procesos que  
permitan con visión a una objetiva toma de decisiones con mayor objetividad  
basadas en el análisis de datos cuantitativos y cualitativos más no en intuiciones  
y observaciones de entorno.  
Figura 3. Nodos de caracterización de entrevistas aplicadas a actores del proceso de admisión  
a programas de Posgrado  
Diseño de la propuesta de mejora  
Como segundo paso se elabora la propuesta del modelo del proceso de admisión  
supone la disminución en los tiempos para el accionar de la Institución a través  
de la toma de decisiones, es una herramienta que permite lograr de mejor  
manera la concreción de metas y objetivos planteados (Rivas-Cedeño et al.,  
2
017); además, se lo consigue mediante una de las estrategias de mayor  
aplicación para la mejora de la calidad de servicios y a su vez la consecución de  
acreditaciones y certificaciones a nivel nacional e internacional es el BPM como  
lo señalan Freund et al. (2014) y Arjona-Granados et al. (2022), debido a que no  
solo es una herramienta útil para la planificación, además brinda beneficios en la  
flexibilidad y adaptabilidad en la aplicación de procesos (Ahuja et al., 2020).  
Tal como lo indica Mendoza-Arvizo & Solís-Rodríguez (2022) con la finalidad de  
fortalecer los procesos se deben desarrollar actividades y políticas de mejora  
4
69  
Quinto-López et al. (2023)  
continua, a través del análisis del accionar de los mismos. Una vez identificas las  
debilidades del proceso de admisión a programas de posgrado se realizó la  
estructura de la propuesta de mejora (tabla 3 y figura 4).  
Se puede apreciar en la Tabla 1 el detalle de optimización de actividades,  
mediante creación, fusión o eliminación de subprocesos y actividades repetitivas  
o innecesarias, en palabras de Vasco-Vasco & Montufar-Guevara (2018) evitar  
el desperdicio de tiempo mediante actividades innecesarias e ineficaces  
contribuye a una planificación, ejecución y obtención de resultados importantes  
para la institución.  
Figura 4. Propuesta de mejora al proceso de admisión a programas de Posgrado  
Tabla 3. Descripción de propuesta de proceso de admisión a programas de Posgrado  
Subproceso  
Detalle de cambios realizados  
Los tiempos de espera disminuyen al sistematizar las  
de herramientas de contacto para que el asistente de  
comercialización tenga mayor amplitud de contacto con los  
futuros postulantes.  
SP01.  
aspirantes  
Captación  
El tiempo de espera disminuye al implementarse un validador  
de código QR de los certificados cargados por parte del  
aspirante tales como: declaraciones de impuestos, mecanizados  
I.E.S.S., certificados bancarios, etc.; de esta manera se  
garantiza la autenticidad del documento y el encargado de  
corroborar esta información únicamente se encargará de validar  
el tiempo mínimo requerido en caso que este requisito sea  
indispensable para dar continuidad al proceso.  
SP02.  
cumplimiento  
financieros  
Validación  
requisitos  
4
70  
Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
Se elimina este subproceso ya que pasará a ser una actividad  
de la captación de aspirantes que disminuye el tiempo de espera  
Validación en virtud que no se tendrá que realizar una carga de títulos, sino,  
requisitos que al ingresar la identificación del postulante se enlace con la  
base de datos de SENESCYT y validará automáticamente si su  
título profesional es afín al solicitado en la instauración del  
programa al que está postulando.  
SP03.  
cumplimiento  
académicos  
Se elimina el subproceso debido a que al ser un proceso  
Entrevista subjetivo presenta muchas demoras, además, el postulante al  
momento de registrarse en el programa tiene las suficientes  
razones de convicción para llevarlo a cabo.  
SP05.  
vocacional  
Subproceso  
Detalle de cambios realizados  
Este requisito es opcional en virtud que la entidad que aprueba  
los proyectos de programas de posgrado no lo considera como  
vinculante, en caso de ser necesario la aplicación de este  
subproceso los tiempos de espera disminuyen, la que al tomar  
las pruebas en el sistema se cargará el banco de respuestas  
correctas y al finalizar los exámenes estos serán calificados,  
determinando quienes son idóneos a ingresar al programa de  
posgrado.  
SP06. Prueba teórica  
Se disminuye el tiempo de espera, al sistematizarse la  
elaboración de contratos y se legalizan mediante firma  
electrónica.  
SP07.  
instrumentos legales  
Suscripción  
de  
Se disminuye el tiempo de espera al momento de suscribir los  
SP08.  
Aspirantes.  
Matriculación instrumentos legales se establece la forma de pago que se lo  
realizará vía botón de pago, siendo matriculado  
automáticamente.  
Evaluación y medición del diseño de la propuesta de mejora  
Como último paso una vez elaborada la propuesta de mejora al proceso de  
admisión a programas de posgrado se realizaron simulaciones con la finalidad  
de verificar la eficiencia y validez del diseño. La simulación de procesos es una  
técnica indispensable para el análisis a través de la experimentación de cada  
uno de los factores y circunstancias que podrían llevarse a cabo en la ejecución  
del proceso, involucrando a los postulantes a programas de posgrado y personal  
administrativo involucrado (Cantú-González et al., 2016).  
En la tabla 3 se observa que los tiempos de espera actual del proceso de  
admisión a programas de posgrados ascendían a 24,795 minutos, mientras que  
en la propuesta de mejora aplicado a través de la metodología BPM (tabla 4)  
disminuyeron los tiempos de espera a 1,724 minutos por la eliminación de las  
4
71  
Quinto-López et al. (2023)  
actividades duplicadas o puntos críticos que representaban un cuello de botella  
para la fluidez del proceso.  
Tabla 4. Matriz estimación de tiempos propuesta proceso admisión a programas de posgrado  
Responsible  
Subproceso  
Cuando lo hace  
TIEMPOS  
Tiempo Tiempo  
ejecución Espera  
CÁLCULO  
Tiempo ejecución  
Comercialización Captación de  
Posgrado aspirantes.  
Cuando el programa de  
posgrado haya sido  
aprobado mediante  
20 Min.  
1 día.  
1,460 Min.  
resolución del CACES y el  
aspirante cumpla con la  
afinidad del título  
profesional.  
Comercialización Validación  
Una vez cumplida le meta  
de comercialización  
planteada y el aspirante  
sea afín al programa de  
posgrado postulado.  
Cuando lo establezca el  
proyecto de programa de  
posgrado aprobado  
20 Min.  
30 Min.  
50 Min.  
Posgrado  
Cumplimiento  
de requisitos  
financieros.  
Secretaría  
Técnica de  
Posgrado  
Prueba  
60 Min.  
15 Min.  
2 Min.  
62 Min.  
teórica*.  
Comercialización Suscripción  
Una vez el aspirante  
cumpla con los requisitos  
solicitados y selecciones  
su forma de pago.  
120 Min.  
135 Min.  
Posgrado  
instrumentos  
legales.  
Aspirante  
Matriculación  
aspirantes.  
Una vez determinada la  
forma de pago y este se lo  
realice a través del botón  
de pago.  
15 Min.  
2 Min.  
17 Min.  
TOTAL  
1,724 Min.  
Nota: La prueba teórica será aplicable única y específicamente cuando el  
proyecto de programa de posgrado aprobado lo determine, caso contrario la  
estimación de tiempo de ejecución del proceso oscilaría en 1,662 minutos  
laborables.  
3
. RESULTADOS Y DISCUSIÓN  
Ejecutada la metodología adaptada desde el enfoque BPM donde se analizó el  
estado actual del proceso / tiempo, permitió una disminución considerable en la  
4
72  
Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
ejecución pasando de 24.795 a 1.724 minutos, esto por la eliminación de  
procedimientos innecesarios o actividades duplicadas.  
Además, el análisis de la semántica del punto de vista de los actores principales  
que intervienen en el proceso de admisión a programas de posgrado tanto  
personal administrativo encargado de la comercialización y estudiantes que  
pasaron este proceso, contribuyó en el logro de modelar una propuesta de  
mejora del proceso de admisión más eficiente, como es demostrado en la  
evaluación y mediciones mediante simulaciones al proceso propuesto.  
En resumen, la metodología BPM y el análisis semántico de los puntos de vista  
(PoV) de los actores permitió al proceso alcanzar una mejor eficiencia de  
acuerdo a los resultados de estimación de tiempos propuesta proceso admisión  
a programas de posgrado, como se observa en la Tabla 5 se detalla las mejoras  
en los diferentes tipos de desperdicios del proceso. Esto dio como resultado que  
el proceso pasó de ser burocrático y demorado a convertirse en una propuesta  
fluida, preservando los principios de eficiencia y eficacia consagrados en la  
Constitución de la República del Ecuador.  
La Figura 5 se observa la eficiencia alcanzada en la propuesta de mejora a través  
de la metodología BPM al proceso de admisión a programas de posgrado en  
términos de eficiencia administrativa, en cuanto a la variable tiempo, agilizando  
la gestión administrativa y descargándola de actividades repetitivas e  
innecesarias.  
Tabla 5. Resultado de eliminación de desperdicios en proceso de admisión a programas de  
Posgrado  
Tipo de  
desperdicio  
Detalle de desperdicio  
Resultado  
Transporte  
El 20% de la documentación presentada por Se eliminó el transporte de  
los postulantes se encontraba incompleta o documentos debido al uso de medios  
presentaba errores.  
electrónicos para el proceso de  
admisión a programas de posgrado.  
Movimiento  
El personal a lo largo del día debía realizar el Se eliminó este desperdicio ya que se  
traslado o firma de documentos alrededor de usa el flujo digital establecido en el  
3
veces al día según el volumen de modelo BPMS propuesto.  
documentación que posean.  
4
73  
Quinto-López et al. (2023)  
Inventario  
Tiempo  
Al menos 40 solicitudes se presentaban Se redujo  
a
0
las solicitudes  
incompletas.  
incompletas, por la eliminación de  
requisitos innecesarios.  
Se requería alrededor de 18 días laborables La propuesta de admisión  
a
para ejecutar el proceso de admisión a programas de posgrado se ejecuta en  
programas de posgrado.  
promedio de 4 días laborables según  
las simulaciones efectuadas.  
Defectos  
Se realizaba el trabajo de revisar Se eliminó en su totalidad debido a la  
nuevamente la documentación cuando esta automatización del proceso y uso de  
era objeto de observaciones.  
documentación electrónica que es  
generada de forma inmediata por  
parte  
del  
sistema  
informático  
institucional.  
Figura 5. Comparación en términos de eficiencia administrativa del proceso actual con relación  
a la propuesta de mejora al proceso de admisión a programas de posgrado.  
7
6
5
4
3
2
1
000  
000  
000  
000  
000  
000  
000  
0
5
1
820  
460  
4
350  
4380  
62  
2
940  
50  
2940  
0
2910  
1455  
17  
1
35  
0
Proceso Actual Admisión a Programas de Posgrado  
Propuesta Proceso Admisión a Programas de Posgrado  
Nota: El tiempo de ejecución se encuentra detallados en minutos de los  
subprocesos que intervienen dentro del proceso macro de admisión a programas  
de posgrado.  
4. CONCLUSIONES  
Con la aplicación de análisis semántico al discurso actores principales que fueron  
entrevistados permitió entender los puntos de vista en relación a la demora de  
validación de documentos y requisitos los postulantes debieron registrar para de  
esta forma comprobar la idoneidad para ser admitidos a los programas de  
posgrado, esto permitió fortalecer el modelado del diseño propuesto.  
4
74  
Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
El diseño del modelamiento de la propuesta de mejora del proceso se efectúo a  
través de la optimización de tiempos de operación y la eliminación de los  
desperdicios del proceso que fue resultado de la sistematización de requisitos  
que no deben ser validados por el personal, sino que se enlazan con bases de  
datos institucional que dinamicen el accionar y fluidez de las actividades que  
constituyen la admisión a programas de posgrado de la Universidad Estatal de  
Milagro.  
A través de la evaluación y medición mediante la simulación del modelamiento  
de la propuesta ratificó la mejora del proceso al comprobar la disminución en un  
9
3.05% de los tiempos y la eliminación o mitigación de los desperdicios del  
proceso como el de transporte de documentos ya que se implementaron medios  
electrónicos para la validación de requisitos, eliminando el movimiento de  
personal trasladando documento físicos, además la no existencias de solicitudes  
incompletas estos debido a las restricciones aplicadas en el sistema que no  
permite el paso de información que no ha sido ingresada según lo requerido, la  
aplicación de estas medidas permitió el no uso de espacio físico para archivar la  
documentación recibida por parte de los postulantes.  
En definitiva, se ha demostrado que la aplicación de la metodología de mejora  
de proceso desde el enfoque BPM junto con el análisis semántico de las  
entrevistas a los actores claves permito alcanzar el objetivo en términos de  
eficiencia administrativa, al mejorar el proceso de admisión a los programas de  
posgrado, debido a que se identificó de forma precisa las debilidades y falencias  
del proceso, además se determinó ciertas bondades, todo esto sirvieron como  
pilar para las mejoras. Además, de poder ser implementada en otras instituciones  
de educación superior que ofertan programas de estudio de cuarto nivel con los  
debidos ajustes por las características propias de cada institución.  
REFERENCIAS  
Ahuja, L., Yépez, N., & Pedroza, A. (2020). La relación entre gestión de la calidad  
total (GCT) y gestión de la tecnología /I+D (GT/I+D) en empresas de  
manufactura en México. Contaduría y Administración, 65(1), 1-25.  
https://doi.org/http://dx.doi.org/10.22201/fca.24488410e.2019.1698  
4
75  
Quinto-López et al. (2023)  
Arjona-Granados, M., Lira-Arjona, A., & Maldonado-Mesta, E. (2022). Los  
sistemas de gestión de la calidad y la calidad educativa en instituciones  
públicas de Educación Superior de México. Retos Revista de ciencia de  
administración  
y
economía,  
12(24),  
268-283.  
https://doi.org/https://doi.org/10.17163/ret.n24.2022.05  
Barrera, J. (2021). Análisis de correlación entre los indicadores financieros de  
eficiencia administrativa y margen de utilidad neta en las empresas de  
Colombia. Revista Quantica Ciencia con Impacto Social, 2(1), 42-62.  
Cantú-González, J., Guardado-García, M., & Balderas-Herrera, J. (2016).  
Simulación de procesos, una perspectiva en pro del desempeño  
operacional. Revista Iberoamericana de Producción Académica y Gestión  
Educativa, 3(5), 1-21.  
Castilla, E., & Rissing, B. (2019). Best in Class: The Returns on Application  
Endorsements in Higher Education. Administrative Science Quarterly,  
6
4(1),  
230-270.  
https://doi.org/https://doi.org/10.1177/0001839218759965  
Ege, J., Bauer, M., Bayerlein, L., Eckhard, S., & Knill, C. (2021). Avoiding  
disciplinary garbage cans: a pledge for a problem-driven approach to  
researching international public administration. Journal of European Public  
Policy,  
29(7),  
1169-1181.  
https://doi.org/https://doi.org/10.1080/13501763.2021.1906300  
Freund, J., Rücker, B., & Hitpass, B. (2014). BPMN 2.0 Manual de referencia y  
guía práctica. Camunda. Retrieved 25 de Octubre de 2022.  
Galeano, M. (2020). Diseño de proyectos en la investigación cualitativa. Medellin:  
Universidad Eafit. Retrieved 12 de Noviembre de 2022.  
Granda-Campoverde, R., & Bermeo-Valencia, C. (2022). Transformación digital:  
propuesta metodológica para la automatización de procesos desde el  
enfoque del BPM. Revista Científica Uisrael, 9(3), 47-72.  
https://doi.org/https://doi.org/10.35290/rcui.v9n3.2022.621  
Henao, J., & Londoño, D. (2018). Deserción, literacidad y elección de carrera:  
Una revisión desde la mirada de los estudiantes y los profesores de la  
facultad de ciencias empresariales de la IUE. Aglala, 9(1), 232-262.  
https://doi.org/DOI 10.22519/22157360.1189  
Lopezosa, C. (2020). Entrevistas semiestructuradas con NVivo: pasos para un  
análisis cualitativo eficaz. Methodos Anuario de Métodos de Investigación  
en  
Comunicación  
Social,  
1(1),  
88-97.  
https://doi.org/10.31009/methodos.2020.i01.08  
4
76  
Revista Científica Arbitrada de Investigación en Comunicación, Marketing y Empresa  
REICOMUNICAR. Vol. 6, Núm. 12 (Ed. Julio – Diciembre 2023) ISSN: 2737-6354.  
Mejora de procesos en admisión a posgrado en Universidad Estatal de Milagro, basada en  
enfoque BPM.  
Lozada, J. (2014). Investigación Aplicada: Definición, Propiedad Intelectual e  
Industria. CienciAmérica: Revista de divulgación científica de la  
Universidad Tecnológica Indoamérica, 3(1), 47-50.  
Mendoza-Arvizo, U., & Solís-Rodríguez, F. (2022). Calidad, conocimiento e  
innovación de procesos de manufactura en Ciudad Juárez, México. Retos  
Revista de ciencias de administración y economía, 12(23), 83-109.  
https://doi.org/https://doi.org/10.17163/ret.n23.2022.05  
Mendoza-Cabrera, L. (2022). Propuesta de mejora al proceso de seguimiento  
curricular de las carreras de la Facultad de Ciencias e Ingenierías,  
[
Trabajo fin Máster Universitario en Evaluación de la Calidad y Procesos  
de Certificación en Educación Superior]. Universidad La Rioja.  
Nava, E., & Toscano, J. (2022). Diagnóstico del Modelo de Negocios en la  
industria manufacturera de Ciudad Juárez: “Situación actual sobre su  
aplicación y características que lo definen”. Trascender, Contabilidad y  
Gestión, 7(19), 2-15. https://doi.org/https://doi.org/10.36791/tcg.v7i19.131  
Pérez, Y. (2016). La mejora continua de los procesos en una organización  
fortalecida mediante el uso de herramientas de apoyo a la toma de  
decisiones. Revista Empresarial, ICE-FEE-UCSG, 10(1), 9-19.  
Rivas-Cedeño, L., Mieles-Mieles, L., & Bolaño-Valencia, F. (2017). El diseño de  
proyectos, estudio teórico-conceptual de sus etapas y componentes.  
Revista científica Dominio de las Ciencias, 3(3), 1189-1205.  
https://doi.org/http://dx.doi.org/10.23857/dom.cien.pocaip.2017.3.esp.3.ju  
l.  
Robles, B. (2011). La entrevista en profundidad: una técnica útil dentro del campo  
antropofísico. Cuicuilco, 1(52), 40-48.  
Rubio, G., Téllez, C., & Gómez, D. (2019). Análisis de los factores que componen  
un sistema de gestión empresarial: estudio de caso para la Dirección de  
vivienda. Revista Nacional de Administración, 10(2), 47-60.  
https://doi.org/https://doi.org/10.22458/rna.v10i2.2730  
Vasco-Vasco, J., & Montufar-Guevara, J. (2018). Estrategias de administración  
del tiempo en la empresa de servicios. Revista observatorio de la  
economía.  
Vega-Malagón, G., Ávila-Morales, J., Vega-Malagón, A., Camacho-Caderón, N.,  
Becerril-Santos, A., & Leo-Amador, G. (2014). Paradigmas en la  
investigación. Enfoque cuantitativo y cualitativo. European Scientific  
Journal, 10(15), 523-528.  
Wunder Hachem, D., & Gabardo, E. (2018). El principio constitucional de  
eficiencia administrativa: contenido normativo y consecuencias jurídicas  
4
77  
Quinto-López et al. (2023)  
de su violación. Revista Mexicana de Derecho Constitucional, 39(2), 131-  
67. https://doi.org/https://doi.org/10.22201/iij.24484881e.2018.39.12652  
1
Zárate, J. (2016). Calidad de servicios para estudiantes de posgrado de la  
Pontificia Universidad Católica del Perú, [Tesis Master, Pontificia  
Universidad Católica del Perú]. Repositorio digital Pontificia Universidad  
Católica del Perú. Retrieved 5 de Noviembre de 2022, from  
https://tesis.pucp.edu.pe/repositorio/bitstream/handle/20.500.12404/7949  
/
ZARATE_CORDOVA_JENNIFER_CALIDAD_DE_SERVICIO.pdf?seque  
nce=1&isAllowed=y  
Zhu, L., Witko, C., & Meier, K. (2019). The Public Administration Manifesto II:  
Matching Methods to Theory and Substance. Journal of Public  
Administration  
Research  
And  
Theory,  
29(2),  
287-298.  
https://doi.org/doi:10.1093/jopart/muy079  
4
78